Approuver le temps et les dépenses

Quand un Administrateur active l’approbation dans Paramètres → Approbations, le temps et les dépenses sont soumis avant d’être définitifs. La page Approbations, appelée Soumissions pour un Membre, est l’endroit où ils attendent. Le nombre à côté dans la navigation est ce qui vous attend. Sur un téléphone, la navigation s’ouvre depuis la marque Eddish en haut à gauche, et un point sur la marque indique qu’un élément a un nombre.

La page Approbations — Ce qui vous attend

Dépenses en attente d’approbation, regroupées par personne et par semaine — L’onglet Dépenses

Deux semaines cochées, et Approuver 2 — Cochées, à approuver ensemble

Semaines déjà approuvées — État : Approuvé

Semaines renvoyées à leur personne — État : Renvoyé

Les miennes : vos propres semaines soumises — Les miennes : vos propres soumissions

Le sélecteur à côté du titre choisit À approuver, ce que vous pouvez approuver, ou Les miennes, vos propres soumissions. Feuilles de temps et Dépenses sont les deux types ; sous À approuver, chaque onglet indique combien sont en attente. Filtrez par personne, par état (En attente au départ, ou Approuvées, Renvoyées ou Toutes) et par semaines.

Finance approuve les dépenses, pas le temps ; À approuver ne liste donc que des dépenses, regroupées par personne et par semaine. Les miennes liste vos propres soumissions, feuilles de temps comprises.

Soumissions liste ce que vous avez soumis, ce qui a été approuvé, et ce qui vous est revenu à corriger.

Soumettre votre semaine

Sur la page Temps, la barre au-dessus des jours indique où en est cette semaine. Quand elle est terminée, choisissez Soumettre la semaine. Une semaine dont un chronomètre tourne ne peut pas être soumise ; arrêtez d’abord le chronomètre. Une fois soumise, le temps de la semaine ne peut plus changer et rien de nouveau ne peut y être ajouté.

Si elle est renvoyée, la note dit quoi corriger. Corrigez, puis choisissez Soumettre à nouveau la semaine.

Cette semaine sur la page Temps, ouverte, avec Soumettre la semaine — Ouverte : Soumettre la semaine

Une semaine soumise : en attente d’approbation, son temps verrouillé — Soumise : en attente, et verrouillée

Une semaine renvoyée : la note de l’approbateur et Soumettre à nouveau la semaine — Renvoyée : la note, et Soumettre à nouveau la semaine

Soumettre une dépense

Ouvrez la dépense sur la page Dépenses et choisissez Soumettre pour approbation. Cochez d’abord J’ai payé cette dépense et je dois être remboursé si on vous doit cet argent. La colonne État indique où en est chaque dépense. Une dépense soumise ou approuvée s’ouvre en lecture seule ; une dépense renvoyée s’ouvre pour être corrigée et soumise à nouveau.

Une dépense renvoyée avec sa note, Enregistrer et Soumettre à nouveau — Renvoyée : corrigez-la et soumettez-la à nouveau

Une dépense soumise, en lecture seule — Soumise : en lecture seule jusqu’à la décision

Approuver ou renvoyer

Les Administrateurs et les Approbateurs approuvent les feuilles de temps ; les Administrateurs, les Approbateurs et Finance approuvent les dépenses. Sur Approbations, sous À approuver, choisissez une ligne pour la voir : les totaux de la semaine, puis ses saisies jour par jour avec le total de chaque jour. Ensuite Approuver, ou Renvoyer avec une note disant ce qu’il faut corriger. Cochez-en plusieurs et choisissez Approuver pour les approuver en une fois ; chaque renvoi a besoin de sa propre note, il n’y a donc pas de Renvoyer pour plusieurs à la fois.

Sur un téléphone, la liste est regroupée par semaine. Cochez celles à approuver et une barre en bas indique combien, leur total, et Approuver. Touchez une personne pour ouvrir sa semaine en plein écran ; la flèche de retour ramène à la liste.

Une semaine soumise, ouverte : ses saisies, Approuver et Renvoyer — Une semaine ouverte

Renvoi d’une semaine : ce qu’il faut corriger, puis Renvoyer — Renvoi d’une semaine, avec une note

Une dépense soumise, ouverte : Approuver et Renvoyer — Une dépense ouverte

Renvoi d’une dépense : ce qu’il faut corriger, puis Renvoyer — Renvoi d’une dépense

Une dépense approuvée que la personne a payée, avec Marquer comme remboursé — Remboursée : Marquer comme remboursé

Un Approbateur ou un Administrateur peut modifier les saisies de quelqu’un en approuvant sa semaine ; la modification est notée sur la saisie.

Une fois qu’une dépense approuvée et remboursable a été remboursée, ouvrez-la et choisissez Marquer comme remboursé.

Les Administrateurs peuvent Rouvrir une semaine approuvée.

Vos propres soumissions vont à quelqu’un d’autre, sauf si le compte permet aux approbateurs d’approuver les leurs, ou si vous êtes la seule personne à pouvoir le faire.